科 技 档 案 管 理
来源:通辽市家畜繁育指导站 | 作者:通辽市家畜繁育指导站 | 发布时间: 2016-05-03 | 24982 次浏览 | 分享到:

科技档案的概念:

科技档案:指企事业单位和国家机关、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。

    要点阐述

   科技档案概念、种类

    科技档案收集

 科技档案整理

    科技档案鉴定等

科技档案的基本种类及内容构成

1、工业生产技术档案

2、农业科技档案

3、基本建设档案

4、设备仪器档案

5、科学技术研究档案

6、其他:地质档案、测绘档案、气象档案、天文档案、水文档案、地震档案、环境保护档案、医学科技档案

科技档案的收集工作

一、收集工作的要求

(一)要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则

    集中统一管理是《中华人民共和国档案法》的明确规定。在任何机关团体、企事业单位内部,科技档案都应该由档案部门实行集中统一管理,而不能保存在各业务技术部门,这是国家全部科技档案实现集中统一管理的基础。  

(二)要遵循科技档案的自然形成规律
   
科技档案是在科技、生产活动中,伴随着科技、生产活动的进行自然形成的。科技档案收集工作及科技文件材料的归档制度,必须符合科研、生产、建设活动的规律性,要根据科研、生产、建设活动的工作程序和科技文件材料形成的过程,具体规定归档范围、归档时间,这样才能既做到集中统一管理,保证科技档案的完整与安全,又不影响现行工作的使用。

(三)要保证科技档案的完整、准确

    完整、准确的科技档案,可以充分发挥凭证、查考作用和科技储备作用。反之,则会给工作造成损失。
   
二、开展科技档案收集工作的方法和措施
  
(一)按照归档制度的规定接收科技文件材 料归档。归档制度的内容一般包括:

科技文件的归档范围

科技文件的归档时间

科技文件的归档份数

科技文件的归档要求

科技文件的归档手续

(二)纳入计划管理,实行多种方式结合的收集方法

(三)确定和疏通科技档案收集渠道,定向、定内容收集

(四)抓住重要环节和关键阶段进行收集

   科技档案的整理工作
一、科技档案的整理

(一)科技档案整理工作的内容

    科技档案整理工作通过两项工作过程来完成:1.归档前,由科技业务部门在科技档案部门的协助、指导下进行的整理工作。

2.归档后,由档案部门独立进行的整理工作。

    科技档案整理工作又分为系统整理和科学编目两个部分。

   系统整理指:对案卷的分类和排列。

   科学编目指:编档号和编目录。

  (二)科技档案整理工作的原则

1.遵循科技档案的自然形成规律,保持科技档案材料之间的有机联系。2.充分利用原有的整理基础,对科技档案进行分门别类的整理。3.便于保管和利用。

.科技档案的分类

(一)分类的基本要求

1.要符合形成档案的专业和形成单位的科技活动的性质和特点。2.在一个单位内部和一个专业系统内部,同一科技档案的分类标准应该一致。3.分类的层次类目要简明,不宜过多过繁。4.分类应力求按照专业系统实现标准化。

(二)科技档案分类方案的编制

    .根据库藏科技档案的基本种类设大类,有多少种科技档案就设多少个大类。2.在每个大类中设置相应的上位类和下位类,形成不同的类别层次,构成完整的类系。3.给每一个类目一个固定的代字或代号。基建档案的大类一般用 J 代表;设备档案的大类一般用 S 代表;科研档案的大类一般用 K 代表;

 产品档案的大类一般用 C 代表;大类以下用阿拉伯数字代表。

.用文字叙述或图表的形式把形成的类目表达出来。5.撰写说明,指出分类方案编制的依据、分类标准、类目代字和代号的使用方法等。

(三)科技档案分类的方法

.工程项目分类法——基建档案

.型号分类法——产品、设备档案

.课题分类法——科研课题档案

.专业分类法,主要用于标准化、专业化、通用性很强的档案。

.时间分类法,主要用于需要按时间顺序或从历史联系的角度进行查考分析研究的水文、气象、地质档案等。

.地域分类法,根据档案内容所反映的地域特征划分其类别。如气象、水文、地质档案等

三、科技档案案卷的排列

(一)案卷排列的基本方法

1、分类排列法:按科技档案的内容和科学分类体系进行排列。2、流水号排列法:按科技档案案卷在登记簿中的登记顺序号对案卷进行排列。


(二)案卷排列的具体方法

《科学技术档案案卷构成一般要求》中对案卷的具体排列顺序有四种

1.基建类案卷按项目:依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。2.设备类案卷按设备:依据性材料、外购设备开箱验收、设备安装调试、随机文件材料、设备运行和维护记录等顺序排列。3.科研类案卷按:课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段等顺序排列。4.产品类案卷按产品开发设计、工艺、工装、加工制造、生产定型等工序,或按产品系列、结构排列。

四.科技档案号的编制

    科技档案号是科技档案分类号和保管单位顺序号的组合体。

(一)科技档案号的编制要求

.科技档案号要反映科技档案系统整理后的科学秩序,同科技档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致。

.科技档案号由代字和代号组成。

.科技档号应力求简明,不要过于复杂繁琐。

(二)科技档案号的编制

    科技档案号的设计是和编制科技档案分类方案同时进行的,具体的填写则是在分类和排列之后进行的。

   .编制同科技档案分类有关的代字、代号表。2.确定档号编制结构,填写档号。

科技档案号的基本模式:

科技档案号=分类号+案卷顺序号

某单位科研档案号

   K        .1     .1 -      03

科研档案代号 专业代号 课题代号     案卷顺序号

                     案卷顺序号

 

五、科技档案检索工具的编制

.总目录:以保管单位为对象,按归档时间先后顺序进行排列的一种目录。主要用于库藏管理,同时对检索起辅助作用。2.分类目录:以保管单位为对象,按科技档案实体分类整理的顺序进行排列的一种目录。主要用于检索,也是进行分类统计的依据。3.专题目录:是根据专门的需要,按一定专题解释科技档案内容和外形特征的一种目录。

案卷目录                   

科 技 档 案 案 卷 目 录

    类别

  科技档案的鉴定工作

一、科技档案鉴定工作的内容:

    鉴定工作分两个部分,即内容的鉴定和质量的鉴定。

二、科技档案价值鉴定的原则
和价值因素

(一)确定科技档案保管期限的原则

.凡是在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的科技档案,都应永久保存。2.凡是在一定时期内具有利用价值的科技档案,都可以定期保存(长期或短期)。3.凡是介于两种保管期限之间的科技档案,其保管期限一律从长。

(二)规定和影响科技档案价值的因素

.技术因素:指科技档案所反映的对象的技术水平高低。技术含量高的科技档案保管期限长。2.功能因素:指科技档案在经济和社会发展中所具有的功能。3.时间因素:指科技档案形成时间的远近。时间越近价值越大。高龄档案除外。4.典型因素:指科技档案所反映的对象所具有的典型意义。5.作者因素:指科技档案的形成者对科技档案价值的影响。6.名称因素:指科技档案的不同名称对其价值的影响和制约作用。

三、科技档案保管期限表的编制

     科技档案保管期限表由两部分组成:说明部分和条款部分

 文字说明部分放在条款部分之前

(一)说明部分包括:1.保管期限表编制的依据。2.确定保管期限的原则。3.保管期限表的适用范围。4.保管期限表内条款分类和排列的方法。5.保管期限的计算方法。6.保管期限表的批准时间和开始使用日期。7.使用保管期限表应注意的问题。

(二)条款部分

包括:1.序号:条款的排列顺序号,也是 条款的代号。2.条款名称:一组同类型的科技档案的概括名称。3.保管期限:根据确定保管期限的原则划定。4.备注:进行注释和说明。

编制保管期限表需要以下工作过程:

.准备工作。

   了解调查本单位各业务机构工作范围和主要任务,产生的科技档案种类和数量等。2.编拟草案。3.报请领导批准。四、科技档案价值鉴定工作的
   
方法和步骤

(一)方法

(二)步骤

(三)销毁和善后处理工作

(一)方法: 直接鉴定法

(二)步骤: 根据科技档案成套性的特点,在鉴定其价值时要以一个项目的成套档案进行鉴定;确定其保管期限时的基本对象是科技档案的保管单位。

步骤分为:个人初步鉴定和集体审查

(三)销毁和善后处理工作

.编制销毁清册

.编写鉴定工作报告

.组织销毁

.善后处理

1)注销目录

2)变更保管期限

3)重新组卷

4)调整排架

5)将鉴定工作表、鉴定工作报告和销毁清册等组成卷,存入相应全宗卷。